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2020年12月24日

帰ってきたWelcome Party🎉 ようやく実現したオンライン歓迎会を振り返ります！

今日のTimeTree

メリークリスマス！今日が仕事納めの広報・久保（JEDI）です。2020年最後の投稿は、先日TimeTree社内で開催された「Welcome Party」を振り返ってみたいと思います。 実は今年1月以降、新メンバーの歓迎会を一度も開催できていなかったという衝撃の事実！なんで？！とお思いの方もおられるでしょう。その「なんで？！」にお答えしていきます！

オフィスでWelcome Partyが開催できない

TimeTreeのWelcome Partyは、新しく入社したメンバーが少しでも早く社内に溶け込めるように、既存メンバーとのコミュニケーション・パスを構築するきっかけを生み出すことを目的としています。 いつもであればオフィスを会場にして食事を楽しみながら、お互いの自己紹介をしたり、みんなでゲーム（「人狼」が恒例！）をしたりと、メンバー同士のコミュニケーションを図るのになくてはならないイベントでした。 それができなくなってしまった背景には、世界を襲ったウィルス感染の猛威によりオフィスでの勤務が難しくなったことがあげられます。オンラインに大きくシフトした環境の中、いつかオフィスで開催できるはず！という根拠のない期待から、つい先延ばしにしてしまった現実がそこにありました。

危機感をつのらせ動きだした3人

そんなモヤモヤを抱えたまま月日だけが過ぎていった9月のとある日、このままだとしばらく歓迎会なしになってしまうという危機感をつのらせたメンバーの大政（Justin）が声を上げました。 「オンライン歓迎会を開催したい！」。その高まる思いに坂口（Trevor）と久保（JEDI）が賛同し、有志3人で企画を進めることになったのでした。1ヶ月後の開催を目標に......

Justinが実際に社内へ呼びかけたメッセージ

ゼロからつくる手探り感をたのしむ

「オンライン歓迎会」企画をぶち上げてみたものの、実際にうまくいくかどうかなんて誰にもわかりません。新しく仲間になったメンバーが少しでも早く社内に溶け込めるきっかけを作りたい！ただそれだけでした。 ちなみにこの3人、実は2018年11月入社の同期メンバーでして、お互い気心知れた仲。すぐに3人の役割分担が決まりました。

  • Justin：社内調整・スケジュール管理・当日の技術サポートなど

  • Trevor：レクリエーション企画・当日のゲームマスターなど

  • JEDI：プレゼント企画・当日の司会進行など

Justin(下)を中心に企画を練ったTrevor(右上)とJEDI(左上)

こだわったのは「TimeTreeらしさ」の追求

それぞれの役割が決まれば、あとは周りを巻き込みながら走るだけ。とはいえオフィスで開催していたことをそのままオンラインで再現することは難しいだろうと考えました。環境に制限がある中、みんなが求めているコミュニケーションとは何なのか。常に意識していたのは「TimeTreeらしさ」です。 事前に新メンバーのご自宅へ郵送するプレゼントの中に、メンター*からの直筆メッセージカードを封入する。新しいゲームコンテンツ「50分の5 アンケート*」を導入する。そして定番人気コンテンツ「人狼*」もオンライン版へと進化させる。「画面越し」であっても置いてけぼりにならないように工夫を重ねました。

*新メンバー入社後のサポートを行う伴走役メンバー。 *「笑っていいとも！」のコーナー「100分の1アンケート」をアレンジ。 *個人の意外な一面が見え隠れするゲーム性から歓迎会では鉄板メニュー。

新メンバーへ贈るプレゼントには直筆のメッセージカードを封入

ようこそ！TimeTreeへ🎉

そしてついに10月30日、実に9ヶ月ぶりとなるWelcome Partyが帰ってきました！オンラインを主体とした新しい形に生まれかわって。 歓迎されるメンバーの数、なんと12名！いつもなら多くて2〜3名ということから考えても、それだけ長い時間「待たせてしまった」ことを痛感。しかしそんな不安も、いざ始まってしまえば杞憂に終わりました。

ようやくこぎつけた9ヶ月ぶりの「乾杯！」

ちなみに今回の開催はイベントの「開始時刻」も工夫しました。いつもなら終業後の18時くらいから食事も兼ねて行われるところを、お子さんのお迎えやご家族との予定も考慮して、15時スタートという早めの設定にしてみました。これは結果的にも好評で、80%以上の高い参加率につながりました。

オンライン開催を終えてみて

メンバーへ事後アンケートをとった結果をご覧ください。

まず「新しいメンバーと話すきっかけになった」「新メンバーの人となりが分かってよかった」といったコメントが多く、Welcome Partyの目的でもある「既存メンバーとのコミュニケーション・パスを構築するきっかけを生み出すこと」が達成できたと実感しました。

もちろん新たな課題も見つかりました。オンラインで参加しているメンバー（基本的に個人）とオフィスで参加したメンバー（グループ化しやすい）とのコミュニケーションが難しく、場の雰囲気に温度差が生まれがちだったことがその一つです。

ガチガチにルール化して「オンライン参加のみ可！」とすることもできなくはないのですが、それでは正直TimeTreeらしくない。今後の工夫が必要とされるところですね。

総評しますと、

  • Welcome Partyは「オンラインでもできる」ことがわかった！

  • 今後は開催を「先延ばし」にしない！

  • 運営たいへんだったけど「やった甲斐」があった！

世の中でいろいろな変化が起こった2020年でしたが、来年もTimeTreeらしく進んでいきたいです。新しく増えていくだろうメンバーの顔を想像しながら。それでは皆さま、2021年もフォースと共にあらんことを......