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組織の判断力を最大化! 会社の「見える化」を進めています

私たちTimeTreeは創業当時から情報のオープンネスを大切にしています。リモートワークになって新しく出てきた組織の課題にどんな取り組みをしているのか紹介します!


こんにちは。CEOの深川(Fred)です。

TimeTreeは創業当時から情報のオープンネスを大事にしています。今回の記事では、オープンで誰でもアクセスできる社内のあらゆる情報をメンバーにわかりやすく伝えるために、最近取り組んでいる「見える化」についてご紹介します。

前半は「見える化」の経緯や概要、実際にやっていることの紹介。後半はメンバーと一緒に「見える化」について考えてみました。

TimeTreeは会社に関する情報をメンバー全員に公開しています

TimeTreeでは、会社の情報を全メンバーが見られるようにしてあります。各プロジェクトの進捗から会社の経営に関わるものまで全てです。経営会議もオープンになっていて、誰でも参加できます。個々のメンバーのクリエイティビティ、言い換えれば「判断力」を最大化したいという思いからそうしています。限られた情報しか持っていなければ、限られた判断しかできないからです。

どういう仕組みで売上が立って、どのように人が増え、この会社はどこへ向かうのか。会社の全体像がわからないまま仕事をするのって、サッカーのルールを教えてもらっていないのにゴール前に立ってただひたすらボールをキャッチするだけのようなものです。役割は果たせているようだけど、何のためにやっているのかわからない。それじゃつまらないですよね。

みんなが会社全体のことをわかっていて、それを踏まえてああでもないこうでもないと議論するのって楽しいものです。情報量でメンバーをコントロールしようとするのはつまらないし、やりたくないと思っています。

オープンにするだけではなく正しく理解してもらうための「見える化」

創業当時からずっと情報をオープンにしてきたものの、メンバーが30人を超えたあたりから「オープンにしてあるだけでは組織の透明性は保てない」と思いはじめました。本当はわかりやすくまとめて全メンバーへ向けて伝えないといけないし、共有の方法も工夫しないといけない。でも手が足りないのと頭の整理が追い付かないのとで、それぞれのメンバーに理解を委ねてしまっていました。

「見える化」に動き出したきっかけは、昨年末の全社ワークショップで情報共有に課題があるという意見が多かったからです。リモートワークが中心になり、オフィスに来て顔を合わせていた頃はなんとなくわかった気持ちになっていたけど実はわかっていなかった、と再認識されたのかもしれません。どうにかしてリモートでもみんなが情報を正しく把握できるように、且つ今後メンバーが増えていっても情報が行き渡るように2021年明けから本格的に動きはじめました。

なにをやっているのか

最初に取り組んだのは2021年1月に実施した全社アンケートでした。会社のミッション・今後の戦略・今取り組んでいることなど、会社に関わる長・中・短期それぞれの項目で「自分がわかっているか」「日々の業務と紐づけられているか」を質問するものです。

アンケートの結果、長期的なミッションやビジョンはみんなわかってくれているけど戦略の伝え方に課題があることがわかりました。そこで実際に取り組んだ施策がこの5つです。

1.ミッション&戦略ポータル

メンバー全員がいつでもミッション・会社の戦略に関する最新情報にアクセスできるようにポータルページを作成しました。TimeTreeではドキュメントツールに「Notion」を活用しています。全社共通のワークスペースに「ミッション&戦略ポータル」ページをつくり、そこに情報を整理整頓して置いています。

2.ミッションツリー

アンケートの結果を受けて、ミッションと戦略の関連や戦略と日々の業務の紐づきがわかる地図のようなものをつくりました。それが「ミッションツリー」です。

メンバー全員が閲覧できるミッションツリー

ツリーの根っこの部分にTimeTreeのミッション「世の中の時間をつなげて、世界中の人々がよりよい明日を選択できるようにする」が書いてあり、そこから枝分かれするように「そのためにはどんな課題を達成する必要があるか」「課題達成のための戦略は何か」が書いてあります。最終的に枝先には各プロジェクトがつながっていて、今自分たちがやっていることがミッションや戦略とどのように紐づいているのか一目でわかるようになっています。 あわせて、達成するべき課題を時系列でまとめたロードマップや、現在どこにどのくらいリソースを割いているかを表すポートフォリオもつくりました。全部ミッション&戦略ポータルにまとめていつでも誰でも見られるようになっています。

ちなみに元々ミッションツリーを作ろうと提案してくれたのはLouisとJustinで、私はそのおいしいところをまとめただけです(笑)。LouisとJustinありがとう!

3.プロジェクトを俯瞰する統一フォーマット

プロジェクト概要がまとまった統一フォーマット

プロジェクトごとに「どんな企画が動いているか」「なにを開発しているか」「進捗はどうか」など一目でわかる統一フォーマットをつくりました。仕様やモックも全部ここに載せています。全プロジェクトが同じフォーマットで情報をまとめているので確認するときのコストや認識のズレみたいなことを極力少なくしています。

4.全体定例の改善

週に1回メンバー全員が集まる定例会議を大きく変えました。これは人事のWindyとブランドコミュニケーションのSteveからの提案です。会議の進行はフォーマットが決まっていて、Notion上のドキュメントを予め各担当者が更新。事前に全員に共有&確認して全体定例に臨みます。ちなみに発案者のSteveが「みんなちゃんと書いてくれて驚いた」と言っていました(笑)。

5.「見える化」定点観測

見える化がうまくいっているかどうか定点観測するために、1月に実施したアンケートを四半期ごとに続けています。3月末のアンケートでは、ミッションや戦略の理解度、会社全体の動きに関する把握度が1ポイント程度上がって効果を感じはじめています。

後半はエンジニアの鈴木(Rio)、里見(Zeale)と一緒に、見える化の取り組みについて話しました。普段から組織の動きにアンテナを張ってくれているRioと、組織運営の経験が豊富で現場側と経営側どちらの視点も持っているZeale。今回の取り組みにどんなことを感じたのか率直に聴いてみました。

※撮影時のみマスクを外しています


「見える化」の取り組みから約3カ月、実際どう変わった?

Fred 年明けから見える化に取り組んできて、約3カ月。二人からはどう見えているかな? Rioは元々積極的に情報を取りに来てくれていたけど。

Rio 元々情報にアクセス可能な状態ではあったし自分で取りに行っていたから、そこは自分にとっては変わらないです。ミッションの説明やロードマップも昔からあって、今回急にできたわけじゃないですし。

ただ、どんなふうに整理されているかが変わったんですよね。どこに何の情報があるのかわかりやすくなりました。

Zeale 見える化の試みって、Fredの頭の整理的なところもあるんですか?

Fred どうかなあ。なんか、面白いからやってた感じがある。Zealeはどう感じている?

Zeale ミッションツリーは議論するときにすごく役立ちそうだと思います。何かを判断するには、会社がどういうロジックで成り立っているかを知らなければいけません。ミッションツリーを見れば会社全体の成り立ちがわかるから、議論の土台になりますよね。

何の作業でもそうですけど、たとえば開発だったら「この設計がいいのか否か」といったミクロな論点に集中してしまうことがあるじゃないですか。そういうときに「そもそも何のための開発だっけ」「最終的に何を目指すんだっけ」という旗印をすぐ確認できるのはとても大事だと思います。

担当者からプロジェクトの状況を報告するようになった全体定例について

Fred 2月から全体定例を改善したのはどう?

Rio 各プロジェクトが今何をやっているかすごくわかりやすくなったと思います。リリースやキャンペーンの「できごとカレンダー」もできたので、社内の動きだけではなく社外へ向けていつ何が発信されるのかも一目でわかるようになりましたよね。

Zeale そもそも全体定例って、情報の流れを設計する仕組みだと思うんですよ。全ての情報を全ての人間が能動的に取りにいくのは難しいですよね、どうしても。だから全員が集まって、重要な情報は受動的に取れるような仕組みが全体定例。

ただZoomでやっているとどうしても動画配信を見ているような気分で受け身になりがちですよね。ながら作業をしてしまったり。だからその特性を知った上でちゃんと一体感を醸成できる工夫は必要で、今回の改善はそのためにうまく機能したと思います。

Fred 発信側のスキルや工夫も必要だよね。みんなが聞きに来たくなるように手品とかやってたなあ(笑)。仕込みが間に合わなくなってやめちゃったけど。

リモートワーク中心になって変わったこと・変わらないこと

Fred リモートワーク中心になっても情報が行き渡るようにというのは意識しているんだけど、二人はリモートになって変わったことはある?

Zeale より一層自分から積極的に情報を取りに行かなきゃいけなくなりましたね。これまではオフィスに来ればホワイトボードに書いてあるものがちらっと見えたり、ちょっとした雑談をしたり、受動的にいても入ってくる情報が結構ありました。でもそれがなくなってしまった。だから、「能動的に取りやすくする」のを今まさにやっているけど、この先は「いかに自然に受け取れるようにするか」も考えていきたいです。

Fred Zealeはそこに危機感を感じてくれて、ちょっとした雑談をしやすくするためにバーチャルオフィス「oVice」を導入してくれたりしたよね。

Rio オンラインになってからはZoomのURLを共有して、誰でも会議に入れるようになっていますよね。でも、オフィスで会議をしていたときも自由に会議室に入っていいスタイルだったので、形が変わっただけで、本質はそこまで変わっていない気がします。動画のほうが後から見返しやすい点はいい変化ですね。

Fred 会議を録画しだしたのも、コロナでZoomを使うようになってからだったね。Rioの言う通り後からシェアしやすくなったのですごくプラスかな。将来的には1週間分の会議を15分くらいに編集したり、1年分をまとめてダイジェストにできたら面白いかもね。

写真左からRioとZeale 

これが完成形ではない。いつでもつっこまれ待ち!

Fred 今回ミッションツリーや各種フォーマットを作ったけど、あれがすべて正解なわけじゃないと思う。うまくいきそうな部分もあれば、検討漏れの穴もあるかもしれない。

そこは今後もみんなで議論していきたいし、話し合って作り上げようとする動きを作ることがプロジェクトの目的でもあるから、いつでもツッコミ待ちです!

Zeale 継続的に議論していくべきだというのは同感です。作り上げる過程が大事だから、作って終わりにはならないですよね。

作ったはいいけど日々運用できなくなってしまったら意味がなくなってしまうので、もっと人手をかけて上手く運用しながら、継続して議論できる体制にできればいいなと思います。

Rio オフィスにいた頃に比べて、どうしても議論の活発さは落ちてしまっています。気軽じゃないっていうか。これまではちょっとした雑談から良い議論に発展することもあったけど、今は「これZoomに招集してまで話すことかな?」と躊躇ってしまう。

だからこそ積極的に議論の機会を作りにいきたいですね。

Fred 次回のアンケートでどんな意見が出てくるか楽しみだな。アンケート結果も参考にして、またみんなで議論できればいいよね。

対象物に対して「何かを言う」という行為がその物の輪郭をはっきりさせるから、意見を元に「なるほど、じゃあどうしようか」と考えるのを延々続けるのが見える化の本質だと思います。二人をはじめ他のメンバーのみんなも、今後ともツッコミをよろしくお願いします!

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