【TimeTree × 習い事教室】振替・空き枠管理「いつ空いていますか？」がなくなったカレンダー活用

個人教室のレッスン振替・空き枠管理をTimeTreeで一元化｜ラベル（色分け）と検索でレッスン回数まで把握できる運用術

インタビューに応じてくださったのは、ピアノと英会話のレッスンを一人で運営するSさん。もともとご家族でTimeTreeを使っていたことがきっかけで教室に導入し、生徒・保護者約45名と予定を共有しています。

「もう手帳は使わなくていい」——導入後に変わったこと

TimeTreeを導入したことで、毎年の手帳の買い替えと手書き管理から完全に解放されました。

Sさん「もう手帳は使わなくてよくなった。全部TimeTree。これが一番うれしいです。レッスンは変更が多いので、書いたり消したりが紙だと不便でした。」

教室に保護者が直接来て振替の相談をされたときも、スマートフォンをその場で開いて空き状況をすぐに案内できるようになりました。同じレベルの生徒をグループレッスンにまとめる采配も、カレンダー全体を見渡しながら判断しやすくなっています。

「いつが空いてますか？」が毎回届いていた——チャットアプリだけでの管理に感じていた限界

導入前は、振替レッスンの空き枠確認がすべてチャットアプリでのやり取りになっていました。生徒や保護者から「いつが空いていますか？」という連絡が届くたびに個別に返答する手間がかかっていたといいます。

さらに、毎月の休講日をカレンダー画像として作成し、チャットアプリで共有するという作業も続いていました。

Sさん「毎回、月ごとに『この日は休み』というカレンダー画像を作って、チャットアプリのノートで共有していました。それが面倒でした。振り替え確認もどこが空いているか紙だと見にくかったり、書き漏れがあるとダブルブッキングにつながることもあって。」

もともとご家族でTimeTreeを使っており、共有カレンダーとしての使いやすさを実感していたことが、教室への導入を決めた理由でした。使いやすいことで生徒・保護者への展開もスムーズでした。

「ここを見てください」で完結——空き枠だけをカレンダーに登録するシンプルな運用

Sさんの教室では、通常レッスンは生徒ごとに曜日・時間が固定されているため、カレンダーには「空き枠」だけを登録するという運用を採用しています。

仕組みはシンプルです。

生徒の都合による休みや振替が発生したとき、その時間帯を「空きコマ」としてTimeTreeに登録する
保護者がカレンダーを見て希望の時間帯を確認し、チャットアプリで連絡する
予約が確定したら「空きコマ」の予定をカレンダーから削除する

予定が消えていれば「もう空いていない」とひと目でわかるため、保護者が何度も確認の連絡をする必要がなくなりました。

Sさん「振替可能時間帯のお知らせとして活用しています。空きがあるのかひと目でわかると、生徒・保護者の方から助かると言っていただくことが多いです。」

空きコマには青のラベル、休講日には赤のラベルを設定することで、カレンダーをひと目で見た際に状態が判断できるようにしています。保護者はカレンダーの閲覧のみで、予定の編集はSさんだけが行うルールで運用しています。

検索を使ってレッスン回数を管理——年間40回制をタグと色で把握する工夫

Sさんの教室は年間40回制のため、各生徒のレッスン回数を正確に把握する必要があります。この管理にTimeTreeの検索を活用しています。

Sさん「欠席した場合には、タイトルに『欠』と入れて、ラベルを赤にしています。そうやって検索結果で数えています。」

検索機能で「欠」というキーワードで検索することで、生徒ごとの欠席数をすぐに集計できます。残りのレッスン回数の把握が、カレンダー上で完結するようになっています。

メモにレッスン記録、コメント投稿に月謝の受け取り記録——もう一つのカレンダーとの使い分け

個別の生徒ごとのレッスン内容の記録や月謝の受け取り管理は、プライバシーへの配慮から個別のカレンダーを作成し管理しています。レッスン内容のメモにはその日使ったプリントの写真を添付し、どこまで進んだかもメモに残しています。スマートフォンで撮影してそのまま記録できるため、紙の手帳に書き残す手間がなくなりました。月謝の受け取り連絡もカレンダーで行っています。