【TimeTree × スポーツ少年団】連絡先は交換しない⁉60名のコーチ・保護者をつなぐ予定管理とは
サッカー少年団の予定管理をTimeTreeで一元化｜段階的な導入と3つの運用ルールで保護者・コーチ全員に定着させた方法
インタビューに応じてくださったのは、お子さんのサッカー少年団で約3年前からTimeTreeを活用しているMさん。家族カレンダー・少年団・幼稚園役員と、3つのグループでTimeTreeを使いこなしています。
ホームページとメッセージを行き来する日々——カレンダー形式で一目見たかった
以前はサッカー少年団の予定確認はホームページとチャットアプリが中心でした。練習日程・試合情報・連絡事項が複数の場所に散らばり、全体のスケジュールをひとめで把握するのが難しい状態だったといいます。
Mさん「チャットアプリだと通常の会話と予定の情報が混ざってしまって、必要なときに見返すことが難しい状態でした。カレンダー形式で見られたら、今月何があるかすぐわかるのにと思っていました。」
約3年前、一つ上の学年をとりまとめていた保護者がTimeTreeをチームに提案。MさんもTimeTreeを使い始めてみてすぐにその価値を実感できました。
お互いの連絡先を知らなくても使える？TimeTreeを選んだ理由
TimeTreeを使ってみて感じた最大のメリットは、連絡先をわざわざ交換しなくてもコーチや保護者の間で予定を共有できる点です。
Mさん「少年団なので新しいお子さんや保護者の方が入ってくることがよくあります。学年も違うと連絡先を交換していないことも多いです。また、コーチも含めて全員の連絡先を集めてそこに予定を共有するのはとても難しいと思います。でもTimeTreeでは連絡先を交換しなくてもリンクやQRコードを共有するだけで一つのカレンダーを共有できるという点がとても便利だと感じています。」
チャットアプリのグループ機能と違い、役目が終わったら気軽に退出できる心理的なハードルの低さも、TimeTreeへの参加を促しやすい要因になっています。
まず20〜30名でテスト運用——1年かけて60名に広めた段階的な導入のコツ
いきなり全員に展開するのではなく、最初は20〜30名の有志でテスト運用からスタートしました。初めて使う保護者が多い中で、1年かけて仕組みをつくりながら全体へ浸透させていきました。
新しいサービスに抵抗感のある保護者には、カレンダーを実際に見せながら使い方を説明。Wordで作成した簡易マニュアルを用意し、操作方法を案内しました。
Mさん「資料を渡すだけじゃなくて、直接お伝えするようにしていました。画面を見せながら説明すると、『あ、こういうことか』と理解してもらえることが多かったです。」
2年目からはコーチ陣も本格参加。約60名の少年団員がほぼ全員利用しています。
Mさん「誰かが予定を入れたらリアルタイムですぐわかるので、更新を見逃すことがないのも助かっています。全員で編集できるので予定を入れる担当者が不在でも気づいた人がサポートできるのもうれしいです。」
運用ルールの作り方——60名規模でも続く3つのコツ
① 学年ごとに色を変えて、誰の予定かひと目でわかるように
各学年の連絡係がそれぞれの学年の予定を入力し、ラベルカラーで学年を色分けしています。
Mさん「ラベルを学年別に色分けしているので、カレンダーを開いたときに『この学年の試合だな』とぱっと見でわかります。それが一番助かっていることかもしれません。」
② 試合は「終日」設定で最上部に表示——練習と見分けやすくする工夫
試合の予定は時間指定せず「終日」設定で入力することで、カレンダーの予定一覧の最上部に表示させています。予定名に「AM」「PM」を添えることで、試合の開始時間帯もひと目で判断できるようにしています。
③ メモ欄に詳細を入れて、コーチが結果をアップデート
試合の場所・集合時間などの詳細はメモ欄に記載。試合後はコーチが結果をメモ欄に追記する運用にしています。そのため予定を押せばすべての情報が確認できます。PDFで届く資料はスクリーンショットをとって画像化。それをコメント欄に添付することで、ファイルを共有してます。
幼稚園役員にもすぐ提案できた
少年団での成功体験が、新たなグループへの展開を後押ししました。8名の幼稚園の役員グループでも、気軽にTimeTreeを提案できました。
Mさん「もう自分の中で『予定共有といえばTimeTree』になっているので、提案するときにも迷いがなかったです。メンバーのうち5人はTimeTreeをすでに使ったことがある方だったので、説明もほとんど不要でした。」
役員どうしの打ち合わせ日程や買い出し予定などをメモ機能をつかって管理。チャットアプリを使っていた時は一時的にサポートしてくれる方をグループに招待するのが気まずいという課題もありましたが、TimeTreeなら解消できています。
連絡先を交換しなくても、コーチも保護者も同じ予定をリアルタイムで確認できる環境が、60名の少年団運営を支えています。
あなたのチームでも使えそうですか？
