【TimeTree × じゅうたん制作教室】5拠点の予定、振替管理の一元化で予定の行き違いが解消

複数拠点の手作り教室のスケジュール管理をTimeTreeで一元化｜ラベル（色分け）と1つのカレンダーで振替・連絡・欠席管理を完結する方法

インタビューに応じてくださったのは、自ら開発した道具を使ったじゅうたん制作教室を5拠点・7教室で運営するHさん。チャットアプリの配信だけでは情報が行き違うこともあった。そこから約30名の生徒とTimeTreeを共有し、全情報の確認場所を一本化しています。

「全員でスケジュールを確認できる場所がなかった」——チャットアプリ配信だけでは限界だった

導入前は教室の開講日程連絡をチャットアプリの一斉配信で行っていました。定期開講の教室ですがレンタルスペース利用のため会場都合による日程変更などもあり、都度日程変更を配信していましたが、情報がトークの流れに埋もれてしまうこともあったといいます。

また、生徒さん都合のお休み時には5拠点7教室にどこでも振替参加ができるというサービスを提供しているため、振替参加日程の把握も必要でした。

Hさん「生徒さんとの個別の連絡はチャットで行っていましたが、その内容を一元管理できる場所や、全員でスケジュールを確認できる場所がありませんでした。一箇所でスケジュールや連絡事項など全ての情報の確認ができるカレンダーがあると良いと思って探しました。」

生徒の年齢層が20代から70代と幅広いため、誰でもシンプルに使えるサービスを探していたところ、生徒の一人からTimeTreeの紹介を受けました。操作がシンプルで無料から始められることがTimeTree導入の決め手になりました。

5拠点7教室を1つのカレンダーで管理——ラベルと会場リンクで「いつ・どこで・何時から・何をする」をひと目で伝える

Hさんの運用の特徴は、すべての教室を1つのカレンダーで一元管理している点です。複数のカレンダーに分けずにまとめて管理することで、全教室の開講状況をスタッフ全員が確認できます.。また振替サービスを利用したい生徒さんも一目で開講日程を把握できるようになりました。

教室ごとにラベル（色分け）を設定しているため、カレンダーを開いた瞬間にどの教室の予定かが判断できます。さらに予定には会場までの地図をURLリンクで添付しており、生徒が場所を確認するために別のサービスを開く手間をなくしました。

各開講日程のコメント欄には「欠席します」や「この材料を購入したい」など、生徒さんの実施したいことを記載してもらうようルール化。これにより講師・生徒双方で希望が伝達されていることを確認。スマホが苦手な生徒さんは、個別チャットなどで講師に伝えた内容をコメント欄に講師が代筆でコメント。

「スマホが苦手な生徒さんにも、自分の参加する日のコメント欄にやりたいことが書いてあるかだけは確認してもらうようお願いしています。これによりさまざまな伝達ミスを減らすことができ、とても助かっています。」

生徒には口頭で使い方を伝えるだけ。マニュアルなしでもスムーズに運用できています。

メモを掲示板利用——プリント配布を削減

今までは講師からの簡単なお知らせや重要事項の連絡は、チャットアプリの一斉配信やプリント配布で対応していました。しかし、トークが流れてしまったり、プリントを紛失したりしてしまうという生徒からの声も多く困っていました。またお知らせしなければならないことが多い月は文書制作の手間も多く、負担となっていたそうです。

TimeTree導入後はメモ機能を活用。講師からのお知らせはメモに投稿することで、一覧でいつでも確認でき、変更があった場合も追記などの編集が容易になりました。

Hさん「プリントが並んでいるかのように表示されるためわかりやすいです。重要な連絡は赤字タイトルにするなど工夫しています。」

その連絡見てない…がなくなった——カレンダーへの記録が根拠になる

TimeTreeを導入したことで最も大きく変わったのが、情報共有の見える化です。

Hさん「カレンダーの状態で見ることでスケジュールや連絡事項が一目でわかるので、全ての連絡が流れてしまうことがなくなりました。私自身も、この話伝えたっけ…？とチャットアプリをさかのぼる手間がなくなり楽に運用できています。」

チャットアプリでは情報が流れてしまい、「連絡した・していない」などの伝達ミスが起きやすい状況でした。TimeTreeに記録することで、いつ・何が登録されたかが全員が見える状態になり、個別確認の手間と行き違いの両方が解消されています。

また、毎月の連絡をチャットアプリで配信していた手間がなくなったことも、導入後の実務面での大きな変化です。

Hさん「教室の特色なのかもしれませんが、生徒さんがチャレンジ精神のある方が多くて助かっています。年齢層の高い方も導入してくださってTimeTreeを使ってくれています。最近では出展イベントの様子を、生徒が自主的にアルバム機能で投稿してくれるようになりました。生徒の皆さんが活用してくださっているので講師も写真共有に利用し始めたりと、当初は考えていなかったことも起きていて面白いです。」