【TimeTree × バレエスクール】出席・振替管理。「先生しかわからない」から「生徒も保護者も確認できる」への変化
バレエスクールの出席欠席・振替申請の管理をTimeTreeで一元化｜クラス別カレンダーとラベル（色分け）で生徒・保護者の連絡を可視化する方法
インタビューに応じてくださったのは、湘南台・横浜周辺を拠点にバレエスクールを主催するSさん。子どもから大人まで幅広い年齢層を対象にレッスンを提供しながら、クラスごとにTimeTreeのカレンダーを使い分けて出席管理を運用しています。
「出欠・振替申請の連絡がバラバラに届いて、管理しきれなかった」——導入前の課題
バレエスクールの出欠管理は、導入前はチャットアプリでの連絡が中心でした。レッスン中や直前に連絡が届いても講師がすぐに確認することは難しい。連絡した生徒や保護者も、送った内容を承ってもらえているかどうかわからず管理が煩雑になっていたといいます。
また、チャットアプリやメール、対面での伝言など、連絡の方法が分散してしまうことや、出欠連絡に対しご挨拶などのやり取りが発生することも小さな時間的コストが積み上がっていました。
習い事向け出席管理サービスの導入も検討しましたが、便利な機能は豊富でも今のスクールには必要のない機能が多数ついた有料プランのサービスが中心で、スクールの規模感を考えると費用をかける必要性が感じられなかったとのこと。
「シェアできるカレンダーを探していました。その中でも操作履歴が残るもの、コメント機能があるものということでTimeTreeを選びました。クラスごとにカレンダーを分けて使えることもメリットでした。」
——その条件を満たしたのがTimeTreeでした。
有料サービスではなくTimeTreeを選んだ理由——無料で使える範囲で十分だった
習い事向け専用サービスは出席管理だけでなく月謝の徴収漏れ防止など多機能なものが多い一方、スクールが本当に必要としていたのは「誰がいつ出欠・振替申請を連絡したかを可視化する」というシンプルな機能でした。
TimeTreeはその目的を無料で満たしてくれるサービスでした。生徒・保護者に求める操作はシンプルで、既存の生徒・保護者はすんなりと受け入れてくれ、新規入会の生徒・保護者には入会時に使い方を案内する形でスムーズに導入できました。使い方に関するトラブルは発生していません。
クラスごと・チームごとに分けた複数カレンダー運用——講師は色でクラスを判別、生徒は自分の1色だけ確認
バレエスクールの運用の特徴は、クラスとチームの単位に応じてカレンダーを細かく分けていることです。
月謝制クラス・チケット制クラス・プライベートレッスンなど、クラスの種別ごとにカレンダーを作成
発表会（舞台）ごとにチーム別カレンダーを新たに作成
講師陣はラベルによる色の違いで複数クラスをひと目で判別し、生徒は自分が所属するカレンダーだけを確認する形で運用しています。
色分けルールと出欠連絡のフォーマット——クラスの種別ごとに異なる運用を整理した方法
月謝制クラス——出席が基本なので〈欠席〉連絡のみ、色でレッスン日と休講日を見分ける
月謝制クラスでは、生徒は欠席時のみ連絡する運用です。ラベルはクラスごとのベースカラーを設定し、通常レッスンと休講日を色で区別しています。振替を希望する場合は振替したい日の予定にコメント投稿で連絡します。
チケット制クラス——〈出席希望〉連絡、コメント投稿と参加ボタンで確定
チケット制クラスはレッスンに来た日にチケットで支払う形式のため、出席連絡のみを行います。生徒がコメント投稿に「名前＋参加意思表明」を書き込み、教師が「名前＋承知しました」と返信することで出席が確定します。
「チケット制クラスは参加ボタンを必須にしていますが参加ボタンは忘れてしまうこともあって。そのためコメント投稿も必須でしてもらうことにしています。」
リハーサル・発表会・プライベートレッスン——クラスの性質に応じた色分け
各レベル分けされたクラスはクラスごとでそれぞれ異なるカラーを設定。発表会の合同リハーサルや個別のプライベートレッスンなどもそれぞれ専用のカラーで管理しています。
「先生に確認」から「いつでも自分で確認できる」へ——出席管理が可視化されたことで生まれた変化
TimeTreeを導入したことで、出欠の状況がカレンダー上で全員に見える状態になりました。その変化が、生徒側の行動にも影響を与えています。
「何よりみんなが助かっているのが、〈振替申請〉をコメントでできることです。いつに振替希望なのか、いつの分を振り替えるのか、などカレンダーにて簡単に確認ができます。また、早朝でも深夜でも、何時にアプリを開いても誰にも迷惑がかからないからこそ、生徒から自主的に予定を確認してくれることが増えました。教師に『聞く』ではなく、自分で『確認する』になったので、お互いの心理的な負荷が下がったと思います」
。」
また、チャットアプリでの連絡では生徒や保護者が確認したかどうかわからなかったのに対し、TimeTreeでは生徒が予定を閲覧したタイミングが確認できるため、「確認済み」の根拠として機能しているといいます。
レッスン中の先生の手を止めてしまわないだろうか。この時間に送っていいんだろうか。ちゃんと届いているだろうか。それがTimeTreeに移ったことで気軽に、深夜でも早朝でも、コメントを書いておけるようになりました。
あなたのスクール・教室でも使えそうですか？
