【TimeTree × 部活動】紙では届かなかった情報が保護者に届くカレンダー活用

部活動の予定管理をTimeTreeで解決｜生徒・保護者を一つのカレンダーでつなぐ方法

インタビューに応じてくださったのは、都立高校で20年以上教壇に立つSさん。バスケットボール部の顧問として約10年前にTimeTreeを導入し、今では現役部員・保護者・OBOGの総勢98名でカレンダーを共有しています。

「紙は配った瞬間から古くなる」——届かない予定が積み重なっていた

高校部活の予定管理に長年悩んでいた顧問のSさん。TimeTreeを導入したのは今から約10年前のことです。

当時は部活の予定を紙に印刷して配布するか、口頭で伝えていました。

Sさん「急な変更があっても全員に伝えられなくて。保護者の方から『予定を知るのが遅かった』と言われることもありました。紙は配ったそばから古くなってしまうし、渡されている保証もない。もっと確実に最新の情報を全員に届けられる方法を探していました」

保護者も生徒も、常に最新の予定を確認できる環境をつくりたい——その思いがTimeTree導入のきっかけになりました。

TimeTreeを選んだ理由——アカウント不要で全員がすぐ参加できる

部活の予定共有サービスを探す中で、いろいろな共有カレンダーの情報を集めました。しかし、すぐに壁にぶつかります。

Sさん「いろいろなカレンダーを試してみたのですが、ほとんどのカレンダーはまずアカウントを作成してもらってサービス利用を始める必要がありました。生徒も保護者も一人ひとりにアカウントを作ってもらうのは現実的ではありませんでした。」

アカウントなしで参加できるサービスを調べているうちに、TimeTreeに辿り着きます。

Sさん「TimeTree招待リンク一つでカレンダーの共有ができるのが魅力でした。しかも無料で操作も簡単。難しい説明をしなくてもみんなが使い始められるのが大きかったです」

「まずは見るだけでいい」——生徒・保護者に抵抗ゼロで導入するコツ

導入当初、保護者や生徒の中にTimeTreeを知っている人はほとんどいませんでした。それでも、導入はとてもスムーズだったといいます。

Sさん「最初は私が一人でどんどん予定を入れて、他の人は見るだけでいい状態をつくりました。まず見てもらうことを優先して、使い方の説明はできるだけシンプルにしました」

入り口のハードルをとことん下げたことで全員が最初から参加できました。

10年続く運用ルール——ラベルの色分けとアルバム機能で保護者に喜ばれるカレンダーへ

予定の種類ごとにラベルを色分け、カレンダーをひと目で把握

予定の種類ごとにラベルを使い分けることで、カレンダーを開いた瞬間に何の予定かが判断できる状態をつくっています。

緑：部活の練習予定
赤：オフ
黒：体育館使用不可
黄色：練習試合
茶色：学校の年間行事
紫：保護者連絡・中学生向けイベント

Sさん「まだ整理が必要とは思っているのですが、10年使ってきてこんな形で落ち着きました。黒の体育館使用不可ラベルは、必要？と思われるかもしれませんが、メニューが変わってしまうこともあるのであえて分けています。あと実は、保護者の方が一番喜んでくださるのが、学校行事の予定なんです。生徒がもらったプリントってどこかにいってしまうじゃないですか。生徒が渡すのを忘れている場合もある。私がTimeTreeに入れておけば保護者の方もスマホで確認できるので、とても助かると言っていただいています。プリントが家までたどり着かない問題は、たぶん部活だけの話ではないと思います」

練習試合の予定にはコメントで試合のスコアや出場メンバーを追記することで、会場に来られなかった保護者にも試合の詳細が届くようにしています。

アルバム機能で、試合に来られなかった保護者にも活動を届ける

試合や発表会の様子をアルバム機能で投稿し、会場に来られなかった保護者にもその場の空気感がを届くようにしています。

アルバム機能については、個人情報の取り扱いに最大限配慮し、本カレンダーとは別に管理しています。閲覧範囲を現役部員と保護者のみに限定することで、安心・安全な運用を徹底しています。

Sさん「仕事で応援に来られなかった保護者の方が、TimeTreeのアルバムを見て『ありがとうございます』と言ってくださいます。感謝のお声をいただくたびに、続けてよかったと思います。」

「卒業しても、カレンダーは続く」——10年で生まれたつながり

導入から約10年。98名のメンバーとともに、カレンダーは今も更新され続けています。

Sさん「新しい学年の生徒が入るたびにTimeTreeに招待しつづけた結果、今では98人が共有するカレンダーになりました。OBになっても見てくれている子もいます。一つのカレンダーを通して教え子との関係が続いているのが嬉しいですね。正直、TimeTreeがなかったら部活をやっていけないと思っています。」

10年間、カレンダーを欠かさず更新し続けてきたSさん。インタビューの最後に、こう付け加えてくださいました。