【TimeTree × 大学サークル】100名の予定管理「どこを見ればいいかわからない」がなくなった方法
大学サークルの予定管理をTimeTreeで一元化｜係ごとの分担ルールで情報共有をラクにする方法
インタビューに応じてくださったのは、大学のオーケストラサークルで幹部を務め、約1年半前にTimeTreeを導入したAさん（大学4年生）。昨年12月に引退された後も、カレンダーは後輩たちに引き継がれています。
チャットアプリとスプレッドシートの限界——情報が分散して「どこを見ればいいか」がわからなかった
サークルの規模は4学年合わせて約100名。練習の日時・場所、練習曲の予定、懇親会などのイベント情報——それぞれ別々のサービスで管理していました。
サークルの予定管理に悩んでいたAさんは、複数ツールの使い分けに限界を感じていたといいます。
Aさん「練習場所はスプレッドシートに、連絡はチャットアプリで……と、情報を確認するためにいくつもサービスを行き来しなければならなかったんです。共有ドライブも使っていたんですが、どこに何があるか分かりにくくて、使いこなせていないメンバーも多くて困っていました。」
情報の分散は、特に幹部にとって負担でした。どのメンバーも最新の情報にアクセスできる「一つの場所」が必要だ、という課題意識がTimeTree導入のきっかけになりました。
TimeTreeを選んだ理由——ラベルの色分けと操作性が決め手
サークルの予定共有サービスとして複数の選択肢を比べた結果、TimeTreeを選んだ理由とは何だったのでしょうか。
Aさん「いくつかほかのカレンダーも候補に上がったんですが、100人規模で使うには操作性やデザイン面で少し合わないものが多いなと感じました。TimeTreeはスマホで見やすいし、予定を分類するラベルに色と名前を両方つけられるのが決め手になりました。」
さらに、無料で使えること、招待リンク一つで参加できる手軽さ、200人まで同じカレンダーに参加できる点も大人数のサークルにとって大きなメリットでした。
抵抗ゼロで100人に広める——テスト運用・マニュアル作成での一斉導入という2ステップ
いきなり全員に展開するのではなく、まず幹部5人で1週間テスト運用をしました。操作感や通知の仕組みを確認し、問題がないことを確かめてから、全体への導入に踏み切りました。
導入に合わせてPDF5枚ほどのマニュアルも手作りしました。
Aさん「ダウンロードの方法から、ラベルの設定方法、通知の設定方法まで、スクリーンショットも入れながら作りました。各係がそれぞれ担当の予定を責任を持って入れる、というルールもマニュアルに明記しました。」
既存メンバーにはリンクを配布、新入生にはオリエンテーションの場で全員に入ってもらいました。
Aさん「新入生には対面でやるのが一番スムーズでしたね。その場で困っている人がいないかも確認できるので。」
「なぜ新しいツールを使うのか」と理由を聞かれることはありましたが、課題感が共有されていたこともあり、説明して納得してもらえました。導入から約半年後にアンケートを実施したところ好評。Aさんが引退した後も使われ続けています。
100人規模でも情報が整理される——「担当の予定を入れる」分担ルール
100名規模のサークルで情報管理を機能させるために、Aさんが工夫したのが「予定作成の分担ルール」です。
Aさん「練習日程の担当が練習の日時と場所を入れる。練習メニューの担当が練習曲の予定をコメント欄に書く。イベントの担当が懇親会やBBQの情報を追加する——というふうに、担当ごとに入力内容を分担しています。誰か一人が全部やるんじゃなくて、各担当が責任を持つ形にしました。」
ラベルの色分けも、このルールと組み合わせることで、カレンダーを開いた瞬間にどの種類の予定か一目でわかるようになりました。
また、コメント欄を活用し練習メニューやその日の練習曲を共有。予定そのものとセットで情報が確認できるようにしています。
「どこを見ればいいか」がなくなった——TimeTree導入後にサークル運営が変わったこと
バラバラだった情報が一箇所に集まったことで、「どこを見ればいいか分からない」という状況がなくなりました。
Aさん「どの情報がどこにあるかを毎回案内しなくていいようになったのが大きかったです。TimeTreeを見れば全部わかる、という状態をつくれたのがよかったと思っています。」
また、TimeTreeをすでに個人で使っていたメンバーも多くいました。新たにアプリをインストールせずにサークルのカレンダーに招待するだけで済むこともあり、導入のハードルが下がりました。
複数のサービスに分散していた情報を「TimeTreeだけ見れば全部わかる」状態に整えることで、100名規模のサークルでも予定管理の負担が大きく減りました。役割分担とカレンダーの組み合わせは、大人数のグループ運営をしている人には、なにかしらヒントがありそうです 。
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