【TimeTree × 部活・クラブチーム】紙のお便り廃止で保護者が運営に参加しやすくなるコツ

部活・クラブチームを兼ねるバドミントンチームの予定管理をTimeTreeで一元化｜ラベル（色分け）・メモ・コメント投稿で出欠と練習情報を同じカレンダーで管理する方法

インタビューに応じてくださったのは、中学生のバドミントンチームのクラブ運営に携わるTさん。コーチの補佐として保護者との連絡を担当しながら、約6年前から部活動とクラブチームの予定をTimeTreeで一元管理しています。

「紙が2系統に増えて、管理が大変になった」——導入前の課題

Tさんが所属するバトミントンチームは部活動の縮小傾向を背景に、学校の部活とクラブチームが併存しています。部活だけに所属する生徒・クラブチームだけに所属する生徒・両方に在籍する生徒が混在する複雑な構成になっています。

導入前は予定の管理を紙のお便りで連絡していましたが、書類が増えるにつれて管理の負担が大きくなっていきました。

Tさん「部活とクラブチームそれぞれでお便りが出るので書類が多かったり、部活だけとクラブチームだけの子もいたりするから連絡の分け方が大変でした。ほかの部活動との兼ね合いでコートの場所が直前に変わったりするのですが、そういった場合も予定更新をして、連絡をして、などわずらわしさも課題でした。」

プライベートでTimeTreeを使っていた保護者からの提案がきっかけで導入を検討。もともとTimeTreeを知っていた保護者が多かったため、導入時の抵抗もほぼなかったといいます。

TimeTreeの導入によって、情報がTimeTreeに集約されるため保護者が物理的に集まる必要がなくなり、情報共有が大きく効率化されました。

Tさん「TimeTreeへの入力も当番制になっています。今まではわざわざ集まって紙に記入していました。集まらなくていいしウェブでもアプリでも管理できるので、運営に協力してくれる保護者は増えました。」

共働きで対面で集まれない保護者が多い中、それぞれのタイミングでスマートフォンやPCからカレンダーを確認・入力できるようになったことが、運営への参加のハードルを下げたといいます。

Tさんのチームでは、複数のカレンダーに分けず、1つのカレンダーにすべての予定をまとめ、ラベルで予定の種類を色分けして見やすくという運用を採用しています。

部活とクラブチームの両方に在籍している生徒も、ラベルの色を見れば自分に関係する予定をひと目で判断できます。大会の予定は出場する生徒としない生徒が混在するため、同じカレンダー内で緑のラベルで管理しています。

予定のタイトルには「場所・時間・コート面数」をセットで記入するルールを設けることで、カレンダーを開いた瞬間に練習の詳細が確認できる状態をつくっています。

出欠の管理は、メモとコメント投稿の役割を使い分ける2段階の運用で行っています。

メモ：前日までの参加状況をまとめて記載。コーチや監督が翌日の練習人数を把握するための情報として活用しています。

コメント投稿：当日の遅刻・欠席連絡に使用。緊急の変更以外はチャットアプリでの別途連絡が基本的に不要になり、TimeTreeを見れば練習の状況がすべて確認できる状態になっています。

Tさん「練習と場所と流れ、出欠席の管理はTimeTree。緊急連絡などその他の業務連絡はチャットアプリ、と役割を分けています。」

紙のお便りをやめる、というと大げさに聞こえますが、Tさんのチームが最初にやったのは「1つのカレンダーをつくって、色を4つ決める」だけでした。

あなたのチームなら、何色から始めますか？