【TimeTree × お花屋さん】小規模店舗のシフト管理、希望休の入力だけでシフト作成の時間が1/5になった運用術

小規模店舗のシフト管理をTimeTreeで効率化｜色分けルールと予定の命名規則で、スマホだけで完結する運用方法

インタビューに応じてくださったのは、プリザーブドフラワーとドライフラワーのお店を複数店舗運営するWさん。8年前の開業時からTimeTreeを導入し、スタッフのシフト管理と顧客とのアポイントの管理に使い続けています。

「手帳は変更に弱い」——開業時に感じた限界

8年前、最初の常設店舗のオープンに合わせてTimeTreeを導入しました。それまでは手帳でシフトを管理していましたが、変更があるたびに書き直しが発生し、複数スタッフの予定を把握するのに手間がかかっていたといいます。

Wさん「手帳だと変更があったときに、書き直さなくてはいけないのでとても大変でした。TimeTreeに切り替えたら、変更もすぐ反映できますし、スマホがあれば隙間時間でもシフトが組めるようになりました。」

他のサービスとの比較はほとんどせず、ロゴや画面デザインの好みでTimeTreeを選択。実際に使い始めて、ラベル機能で予定の色分けができること、予定を長押し、ドラッグするだけでコピーできることなどに手応えを感じ、そのまま8年間使い続けています。

TimeTreeを選んだ理由——「生活に近いデザイン」がスタッフにも受け入れられやすかった

スタッフは20代の女性が多く、業務で使うサービスの選定でも「生活に近いデザインのもの」を意識したといいます。

Wさん「他サービスを使用するという選択肢もあると思うんですが、メンバーの年齢層を考えると、生活に溶け込んでいるもののほうがなじみやすいと思いました。デザインや画面の印象で選ぶのは、私がどのサービスを選ぶときも同じです。」

すでにTimeTreeを個人で使っていたスタッフも半数程度いたため、導入時の説明コストも抑えられました。

「希望休を入れるだけ」——ラベルの色分けルールとシンプルな運用でシフト作成の時間が約1/5に

予定は種別ごとにラベルを色分けしており、Wさんのシフト管理で中心となっているのが、希望休を入力するだけというシンプルなルールです。

Wさん「スタッフが自分の希望休をTimeTreeに入れてくれると、カレンダーを見ながらそのままシフトが組めます。希望休の予定が入っていない、いわば”白い日”が続いているスタッフは連勤が続いているということもひと目でわかります。そのおかげで、6人分のシフト作成も1時間かかりません。」

手帳での管理と比べてシフト作成の時間が約1/5になったといいます。また、設営など人員が必要な日は事前に「希望休不可」として入力しておくことで、スタッフが自然と調整してくれるようになり、個別に説明するコミュニケーションコストも減りました。

スマホでの入力・確認がメインですが、シフト全体を見渡したいときや計画を立てるときはブラウザ版、日々の確認はスマホという使い分けをしています。

予定の命名規則と検索で「見込み売上」まで把握する顧客管理術

TimeTreeの活用はシフト管理だけにとどまりません。顧客からのワークショップ申し込みやオーダーのアポイント管理にも活用しています。

ポイントは予定を入力する際の命名規則の統一です。

Wさん「ワークショップは『あじさいミニリース』のように、花の名前を全角ひらがなで統一して入力しています。そうすると検索で一気に引っかけられて、今月のワークショップが何件あるか、見込みの売上がいくらかを計算できます。」

※検索結果をマンスリー画面で表示することも可能

顧客名・品名・金額を各予定のメモに記載したりコメントで写真を張り付けておくことで、スタッフ間の引き継ぎもスムーズになっています。ラベルの色分けルール・予定の命名規則・入力フォーマットはPDF1枚にまとめて社内チャットのマニュアル置き場で管理しており、新しいスタッフへの共有もこの1枚で完結するようにしています。