【TimeTree × 福祉・ボランティア】カフェ・学童・ボランティア3グループの予定管理を1つのサービスに集約する活用術

福祉カフェ・学童講師・ボランティア活動の予定管理をTimeTreeで一元化｜チャットアプリから移行してダブルブッキングと情報の埋もれをなくした方法

インタビューに応じてくださったのは、障害者福祉施設でカフェを運営するSさん。2年前にチャットアプリのグループからTimeTreeに移行して以来、カフェの講師管理・学童講師管理・フードパントリーのボランティア活動と、3つの異なるグループでTimeTreeを活用しています。

「人数が増え、チャットアプリでは限界だった」——情報の埋もれとトラブルが移行のきっかけになった

Sさんが運営するカフェでは、お客さん向けにハンドメイドなどの講座を開催しています。これらの講座を教えるのは、カフェの社員ではなく外部の講師たちです。

複数の講師がそれぞれ講座を開く日程を調整する必要があるため、チャットアプリのグループで予定管理をしていたところ、人数が増えるにつれて問題が積み重なっていきました。

Sさん「人数が増えると予定の連絡がどんどん流れて、見落としやダブルブッキングが増えてくるんです。それだけではなくて、チャットアプリだと講師の引き抜きが起きたり、余計な投稿でトラブルになったりすることもあって。スケジュール管理だけに特化できるサービスが必要だと思いました。」

別のチャットサービスも試しましたが、50代以上のメンバーにはスレッド形式が馴染まず断念。最終的にTimeTreeが「一番使いやすい」と評価されて定着し、チャットアプリで起きていた問題の多くが解消されました。

チャットサービスではなくTimeTreeを選んだ理由——『スケジュールに特化したシンプルさ』が強み

TimeTreeとの最初の出会いは家族での利用でした。大学生の娘さん2人がすでに友人とTimeTreeを使っており、その便利さを聞いてSさんも家族のカレンダーとして使い始めていました。

カフェの講師管理に導入した決め手は、チャットアプリのような複雑なルール管理が不要な点です。

Sさん「チャットアプリを使用していた際はそれぞれが話したいことを自由に投稿してしまうので、使い方のルールを細かくマニュアルで定めないといけませんでした。TimeTreeはスケジュール管理に特化しているので、そこまで強くルールを設けなくていい。きちんとやり取りをする人だけが参加している状態がつくれるのもよかったです。」

カフェ・学童・フードパントリー——3つの異なるグループで使い分ける運用術

障害者福祉施設のカフェを運営するSさんは、本業のカフェ運営に加えて、学童講師のスケジュール管理、フードパントリーのボランティア活動にも携わっています。それぞれ関わるメンバーが異なる3つのグループごとに、TimeTreeの共有カレンダーを使い分けています。

① カフェの講師管理カレンダー（約20名）

講師がそれぞれ講座を開く日程を調整するために、TimeTreeを活用しています。講師が自分でカフェスペースを使いたい希望日を入力することで、ダブルブッキングを防ぐ仕組みです。以前は担当者が個別に空き状況を確認して調整していましたが、その手間がなくなりました。

TimeTreeを導入したことで、運営側は翌日の予定を前日に確認してスペースや材料の事前準備ができるようになりました。また、SNSへのイベント告知情報の確認にも活用しています。

② 学童講師のカレンダー（約20名）

Sさんの団体では学童にて講師が紙粘土や折り紙などの工作講座を開催する活動も行っています。

このグループでも、講座予定・講座内容・材料費を講師とスタッフの双方がすぐ把握できるようにするため、TimeTreeを活用しています。毎週決まった曜日に講座を行うことが多いので講座予定は繰り返し機能で登録し、講師が講座内容をあらかじめ入力。終了後に使用した材料費を予定のメモ欄に追記し、この情報をもとに学童への請求書を作成しています。

「いつ講座があるかを確認する人も、材料費をもとに請求書を作る人も、どちらも同じTimeTreeを見れば確認できます。現場でお客さんから質問されたときも、スマホをさっと開けばすぐ答えられるのがいいです」

締め切り日は緑色で目立たせるなど、ラベル（色分け）を活用して見落としを防いでいます。