【TimeTree × 福祉施設】職員の夜勤と利用者の宿泊予定をまとめて管理。2つのカレンダーでスタッフ全員の連携を実現
福祉施設のシフト管理・利用者スケジュールをTimeTreeで一元化｜2つのカレンダーと色分けルールで6名のスタッフがスムーズに連携できる運用方法
インタビューに応じてくださったのは、千葉県で障害者向けショートステイ施設を運営するOさん。2023年5月の施設オープンと同時にTimeTreeを導入し、スタッフのシフト管理から利用者のチェックイン・チェックアウトまで、施設の予定管理をTimeTree一つで完結させています。
30代と50代が混在するチーム、迷わず全員が使えるツールが必要だった
施設オープン前の準備期間は別のカレンダーサービスを使っていましたが、スタッフへの展開を考えたときに壁にぶつかりました。チームは30代と50代が半数ずつ。アカウントの作成を全員に求めるのは現実的ではないと感じていました。
ちょうどそのタイミングで、50代のスタッフの一人から「家族でTimeTreeを使っていてすすめたい」という声があがります。
Oさん「チャットアプリで『ここからアプリをダウンロードして』と送るだけで参加できる。案内に従って進めれば使い始められそう、という安心感がありました。」
オープンと同時にTimeTreeの導入を決め、現在も継続して使い続けています。
「利用者のチェックイン・チェックアウトと夜勤シフト」——福祉施設ならではの2つの使い方
Oさんの施設では、用途ごとに2つの共有カレンダーを使い分けています。
全体カレンダー：利用者のチェックイン・チェックアウト、外出、見学などを管理する
シフト専用カレンダー：スタッフの出勤予定を管理する
情報が多くなりすぎて見づらくなるのを防ぐため、シフト専用カレンダーと全体カレンダーを分けています。
Oさん「シフトだけ確認したいスタッフが見やすいように分けています。全部一緒にすると情報が混在して、自分の出勤日を探しにくくなってしまうので」
福祉施設ならではの使い方として特に役立っているのが、日をまたぐ予定の表示です。利用者の宿泊管理と夜勤シフトの両方で、「日またぎ」の表示がそのまま使えることが実務上の大きなメリットになっています。
色分け・フォーマット統一で「誰が・いつ・どこに」がひと目でわかるカレンダーへ
6名が共有するカレンダーを見やすく保つために、Oさんが導入時から徹底しているのがラベル（色分け）のルールと予定名のフォーマット統一です。
全体カレンダーでは、予定の種類ごとに色を設定しています。利用者のチェックイン・チェックアウトは赤、見学は緑——といった具合に、カレンダーを開いた瞬間に何の予定かが判断できる状態をつくっています。
予定名のフォーマットも細かく決めています。
Oさん「『〇〇様 お迎え先：場所 お送り先：場所』のように、名前と場所をセットで書くようにしています。誰がいつどこに行くのかが、タイトルを見るだけでわかる状態にしておきたくて」
シフト専用カレンダーでは、スタッフごとに色を割り当て、予定の開始・終了時刻を設定した上で、予定名に「名前 14-20」のように時間帯を直接記入。カレンダーの時間設定もしながら、予定名に時間情報を入れることで、マンスリーカレンダーで見た際もひと目で出勤時間がわかるようにしています。
チャットアプリで希望収集→メモアプリで下書き→TimeTreeに入力。月1〜2時間で完結するシフト作成フロー
シフト作成のフローはシンプルに設計されています。
チャットアプリでスタッフから希望を収集し、集まったらメモアプリで下書きを作成。その内容をTimeTreeに一つずつ入力していきます。固定シフトのスタッフには繰り返し機能を活用し、変則勤務のスタッフは個別に手入力しています。
Oさん「過去に入力した予定のサジェストが出てくるので、入力自体はそこまで手間がかからないです。月に1〜2時間くらいで完結しています。返答待ちの時間のほうが長いくらいです。」
予定の編集はOさんが一括して担当し、スタッフは閲覧のみというルールで運用しています。利用者のチェックイン・チェックアウトのみ、責任者を別途決めて入力をスタッフに担当してもらっています。
口頭連絡だけだった施設が、TimeTreeでスムーズに回るようになった
TimeTreeを導入してから、施設運営の情報共有が大きく変わりました。
スタッフ全員がいつでも自分のスマホから最新のシフトと利用者スケジュールを確認できる状態になり、口頭での連絡ミスが減りました。施設の外で関係者と話すときも、スマホでその場で予定を確認できることが、日常的に助かっているといいます。
新しいスタッフが入るときは入社研修で口頭のレクチャーを行い、ラベル（色分け）のルールと予定名のフォーマットを最初に伝えることで、すぐに同じ運用に馴染んでもらえるようにしています。
アカウント不要で全員が参加できるシンプルさが、30代と50代が混在するチームへの導入を後押ししました。夜勤や宿泊を伴う福祉施設特有の予定管理も、2つのカレンダーを分けるだけでスムーズに整理できます。
あなたの施設・職場でも使えそうですか？
