【TimeTree × お寺】デジタルに不慣れなスタッフにも定着したカレンダー運用

お寺のシフト管理・行事予定をTimeTreeで一元化｜シフトとイベントの2つのカレンダーを使い分ける方法

インタビューに応じてくださったのは、お寺を運営しながら行事スペースの管理も担うNさん。約5年前にミニバスケットボールチームの保護者会でTimeTreeと出会い、昨年からお寺の業務管理にも導入。スタッフのシフトから本堂・客間の利用スケジュールまで、カレンダー一つで把握できる環境をつくりあげました。

「口頭連絡だけでは限界だった」——予定のバッティングと連絡ミスが続いていた

TimeTreeをお寺の業務に導入する前、スタッフの出勤管理は手書きのカレンダー、行事や法事の予定は口頭での連絡が中心でした。

子育てがひと段落して復職するタイミングで、Nさんはあることに気づきました。

Nさん「家族の予定・お寺の予定・行事の予定を、全部一か所で見られたらどれだけ楽になるだろうと思ったんです。それまでは口頭での共有が多く、連絡ミスや予定のバッティングがよく起きていました。」

特に本堂や客間の利用スケジュールは、複数の行事が重なるとどの部署が使うのかが把握しづらく、スタッフ間の調整に手間がかかっていました。

比較検討はせず、口コミで即決——「保護者の方の間で使いやすいという声が多かった」

お寺への導入にあたって、他のサービスと比較検討することはほとんどありませんでした。

TimeTreeとの最初の出会いは、ミニバスケットボールチームの保護者会のカレンダーに招待されたことでした。実際に使ってみて使いやすさを実感し、家族のカレンダーとしても使い始めていました。

Nさん「周りの保護者の方の間でもTimeTreeが使いやすいという声が多く、自分でも使い慣れていたので、お寺に導入するときも迷いはなかったです。」

すでに手に馴染んでいたサービスだったからこそ、業務への展開もスムーズに判断できました。

「最初はルールがバラバラだった」——デジタル操作に不慣れなスタッフへの段階的な定着のコツ

導入当初、最も苦労したのがスタッフへの浸透でした。アプリの操作に不慣れなメンバーも多く、基本的な使い方から説明が必要だったといいます。

特に起きやすかったのが、ラベル（色分け）のルールが崩れることでした。

Nさん「各自が好きな色でラベルをつけてしまい、色のルールが統一されないことが一番多かったです。タイトル欄に『11時〜』と時間を直接書く人もいて、最初のうちはルールを守れる人と守れない人の差が大きかったです。」

Nさんが取った対策は、マニュアルを作るのではなく自分のスマホで直接見せながら操作方法を説明するという方法でした。出勤表は「終日予定・予定名に時間と名前のみ」というシンプルなルールから始め、徐々に時間設定も使ってもらえるよう段階的に定着させていきました。

住職も最初は入力に消極的でしたが、周囲が使いこなし始めたことで、今では自分で予定を入力するようになっています。

出勤とイベントの2カレンダーで「誰が来るか」「どこで何が行われるか」がひと目でわかるように

現在は、用途ごとに2種類のカレンダーを使い分けています。

出勤カレンダー：終日予定で名前のみ登録し、誰が来るかをシンプルに把握する
イベントカレンダー：本堂・客間で行う、イベント・法事・レンタルスペースの予定を管理する

出勤カレンダーはラベルを人ごとに色分けすることで、カレンダーを開いた瞬間に誰の予定かがひと目でわかるようにしています。また、出勤カレンダーは終日予定として入力、イベントカレンダーは時間設定をして入力というルールにすることで、2つのカレンダーを同時に見る際も色の濃淡で、視覚的に見分けられるよう工夫しています。